Quản Trị Văn Phòng Là Gì

Quản trị văn phòng là ngành chuyên đào tạo nghiệp vụ liên quan đến các lĩnh vực triển khai tổ chức thực hiện hoạt động tổng hợp của cơ quan – tổ chức, sắp xếp lưu trữ hồ sơ, thống kê tài chính, nhân sự, lên kế hoạch các hoạt động của một văn phòng, doanh nghiệp hay tổ chức. Một quản trị viên văn phòng cũng có vai trò quan trọng khi phải đảm bảo tất cả chức năng quản trị văn phòng được phối hợp để đạt mức năng suất cao nhất. Nhu cầu nhân lực của ngành Quản trị văn phòng vì thế dần tăng cao cùng sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Bước 2: Đặt ra tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu

Điều cần thiết trước tiên là phải biết kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp mong đợi là gì. Do đó, đặt ra các mục tiêu sẽ tạo nền tảng và đưa ra hướng đi đúng đắn cho quá trình Marketing của doanh nghiệp. Các mục tiêu này có thể được thiết lập dựa trên các yếu tố ảnh hưởng đến thị trường mục tiêu, chẳng hạn như nhu cầu, mô hình giá cả, các yếu tố xã hội và môi trường,...

Bước này cũng phải bao gồm mục tiêu bán hàng, ngân sách và độ nhận diện thương hiệu vì chúng giúp theo dõi và đo lường kết quả sau này.

Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật

Quản trị học cung cấp cho nhà quản lý hiểu biết về quy định pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh. Đảm bảo rằng tổ chức luôn tuân thủ các quy định và tránh các rủi ro pháp lý không mong muốn.

Quan điểm Marketing đạo đức xã hội – Social Marketing Concept

Quan điểm quản trị Marketing thứ năm chủ yếu liên quan đến việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như hướng tới bảo vệ môi trường, tài nguyên thiên nhiên và phúc lợi chung của xã hội.

Triết lý Marketing này tin rằng doanh nghiệp là một phần của xã hội và do đó doanh nghiệp nên cống hiến nó cho xã hội dưới hình thức các dịch vụ xã hội như từ thiện, bảo vệ môi trường, các hoạt động xã hội.

Quan điểm Marketing hướng về bán hàng – Selling Concept

Quan điểm thứ ba này dựa trên việc bán sản phẩm thực tế. Trong hai quan điểm trước đó, trọng tâm là sản xuất trong khi quan điểm bán hàng tập trung hơn vào việc bán hàng cho mọi sản phẩm, không phân biệt chất lượng sản phẩm hay nhu cầu của khách hàng.

Các công ty theo cách tiếp cận này có vòng đời ngắn và có rất ít khách hàng quay lại.

Quan điểm Marketing trong sản xuất – Production Concept

Khái niệm sản xuất dựa trên ý tưởng rằng khách hàng sẽ thích những sản phẩm có giá cả phải chăng và được sản xuất với số lượng lớn. Trong quan điểm quản trị này, mục tiêu của các tổ chức là sản xuất với số lượng lớn, tăng hiệu quả sản xuất, giảm chi phí và tiến hành phân phối trên quy mô lớn.

Ý tưởng về nhu cầu của người tiêu dùng đối với các sản phẩm giá cả phải chăng xuất phát từ định luật Say cho rằng: “Supply will create its own demand” (Cung sẽ tạo ra cầu của chính nó). Bằng cách tăng sản lượng sản phẩm, các doanh nghiệp có thể tận dụng được lợi thế kinh tế theo quy mô. Giá thành giảm làm cho sản phẩm có vẻ rẻ hơn đối với khách hàng, từ đó tạo ra nhiều doanh thu hơn.

Giá thấp hơn có thể thu hút được nhiều khách hàng hơn, nhưng cùng với sự suy giảm về chất lượng thì doanh số bán hàng sẽ giảm. Lý thuyết này đúng khi cầu nhiều hơn cung, nhưng không phải lúc nào khách hàng cũng tìm kiếm sản phẩm rẻ hơn, còn nhiều yếu tố khác tác động đến quyết định mua hàng của khách hàng.

Bước 5: Giám sát, đo lường, sửa đổi và phát triển

Giai đoạn cuối cùng là giám sát, phân tích và theo dõi tiến độ. Tại đây, nhà quản trị cần xem xét các thông số khác nhau như doanh số, doanh thu, phản hồi của khách hàng, định vị thương hiệu, tỷ lệ truy cập trang web, tỷ lệ tương tác trên phương tiện truyền thông xã hội,... Điều quan trọng là phải theo dõi các đối thủ cạnh tranh, học hỏi từ họ nếu họ hoạt động tốt.

Ngoài việc chốt doanh số và thu hút khách hàng mới, việc xây dựng mối quan hệ cũng rất quan trọng trong quản trị Marketing. Một mối quan hệ tốt với khách hàng có thể kéo dài tuổi thọ của thương hiệu và tạo dựng danh tiếng.

Việc giữ chân khách hàng nên được kết hợp với các nỗ lực Marketing nhằm tạo ra những người tiêu dùng trung thành và lâu dài. Các nhà quản trị Marketing thường sử dụng các phương pháp để xây dựng mối quan hệ với khán giả như kể chuyện, email tương tác, nội dung miễn phí như bài đăng trên blog,...

Cách thu hút khách hàng hiệu quả

Quản trị Marketing là một tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra, truyền tải và trao đổi thông tin giá trị nhằm tạo ra sự hiểu biết và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, dẫn đến việc bán hàng và thỏa mãn khách hàng. Các hoạt động này bao gồm nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh, phát triển sản phẩm/dịch vụ, định giá, kênh phân phối và truyền thông Marketing.

Quản trị Marketing giúp doanh nghiệp xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu của mình là ai, họ có nhu cầu và mong muốn gì. Từ đó, xây dựng các thông điệp và chương trình Marketing phù hợp để thu hút và thuyết phục họ. Đồng thời giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp về thương hiệu của mình đến khách hàng. Thông qua các hoạt động Marketing, doanh nghiệp có thể xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực trong lòng khách hàng, giúp họ ghi nhớ và tin tưởng vào thương hiệu.

Quy trình 5 bước quản trị Marketing hiệu quả

Không có quy trình chuẩn nào mà một tổ chức hoặc cá nhân có thể tuân theo khi nói đến quản lý tiếp thị. Nhưng đây là một số quy trình mà hầu hết các chiến lược quản lý tiếp thị đều có:

Thông tin cần biết về quản trị học

Quản trị học là gì? Quản trị học là một ngành khoa học nghiên cứu về các quy tắc, quy luật và phương pháp quản trị trong tổ chức, từ đó áp dụng để giải quyết các vấn đề quản trị trong thực tế. Các tri thức và kiến thức trong quản trị học được tích hợp từ nhiều lĩnh vực, bao gồm kinh tế, tâm lý học, xã hội học, luật pháp, kỹ thuật, marketing,…

Ngoài ra, quản trị học còn tập trung vào phát triển các kỹ năng quản lý, bao gồm lãnh đạo, quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý chiến lược, quản lý sản phẩm và dịch vụ, quản lý cung ứng chuỗi,…

Việc học Quản trị học là rất quan trọng với những ai có mong muốn trở thành Quản lý, Lãnh đạo. Ngành học này trang bị cho học viên các kiến thức, kỹ năng cần thiết như:

Tại Việt Nam, Quản trị học không được giảng dạy như một ngành học riêng biệt. Thay vào đó, đây là một môn học mà sinh viên các ngành Quản trị kinh doanh, Khoa học quản lý,… phải hoàn thành để đủ điều kiện ra trường.

Mỗi trường học có thể sử dụng Giáo trình Quản trị học khác nhau. Dưới đây là hình ảnh của một số Giáo trình Quản trị học thường thấy:

Nhà quản trị là người có nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý và điều hành một tổ chức hoặc doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Nhà quản trị có trách nhiệm đưa ra các quyết định chiến lược, xác định các mục tiêu của tổ chức và phân phối tài nguyên để đạt được mục tiêu đó. Các vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị phụ thuộc vào vị trí của họ trong tổ chức, nhưng chúng có thể bao gồm:

Xét theo mức độ trách nhiệm và thẩm quyền, Nhà quản trị có thể được phân thành 3 cấp từ thấp tới cao như sau:

Biết kết nối con người trong tổ chức

Bên cạnh các nhiệm vụ liên quan đến các quyết định, chiến lược, nhà quản trị cũng cần có khả năng kết nối con người trong đội ngũ, tạo ra một tập thể lớn mạnh, tương trợ và cùng hướng về mục tiêu chung. Kết nối con người trong tổ chức có thể tạo ra một mạng lưới liên kết mạnh mẽ, thúc đẩy trao đổi thông tin, chia sẻ kiến thức và kỹ năng, đồng thời tạo điều kiện cho sự sáng tạo và sự phát triển cá nhân.

Song đó, kết nối các thành viên trong đội ngũ cũng giúp nhà quản trị nhận biết và giải quyết các vấn đề, xung đột hoặc căng thẳng giữa các thành viên trong tổ chức. Bằng cách thúc đẩy giao tiếp hiệu quả, lắng nghe và hiểu quan điểm của từng người, nhà quản trị có thể tạo ra môi trường mà ở đó, những nhân tài luôn khao khát được tham gia làm việc.

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, mọi thứ luôn thay đổi nhanh chóng, từ thị trường, công nghệ đến nhu cầu của khách hàng. Nhà quản trị cần có khả năng thích ứng với những thay đổi này để dẫn dắt doanh nghiệp thành công, chớp lấy các cơ hội cũng như tinh thần sẵn sàng đối mặt với thử thách.

Khả năng thích ứng của nhà quản trị thể hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau, từ khả năng tư duy linh hoạt, học hỏi nhanh chóng đến khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả. Khả năng thích ứng cho phép nhà quản trị học hiểu và đáp ứng linh hoạt với những thay đổi, thách thức. Yếu tố này cũng giúp nhà quản trị học xây dựng và duy trì một môi trường làm việc linh hoạt, khuyến khích sự sáng tạo và động lực trong đội ngũ doanh nghiệp.

Một nhà quản trị có đạo đức nghề nghiệp sẽ luôn đặt lợi ích của tổ chức, xã hội lên hàng đầu, hành xử một cách trung thực, công bằng và trách nhiệm. Điều này sẽ giúp họ xây dựng được lòng tin của nhân viên, khách hàng và đối tác, tạo dựng một môi trường làm việc lành mạnh, phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp có các nhà quản trị với đạo đức nghề nghiệp sẽ được khách hàng và đối tác đánh giá cao, nhân viên tin tưởng, tôn trọng, thúc đẩy họ gắn bó lâu bền với doanh nghiệp. Những điều này tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai.

Quản trị học đóng vai trò quan trọng và đa chiều trong việc quản lý và điều hành các tổ chức, doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc, phương pháp và công cụ của quản trị học, các nhà quản lý có thể tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, thúc đẩy sự phát triển và đạt được thành công bền vững. Việc áp dụng quản trị học vào thực tế đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo. Điều này đặc biệt quan trọng trong một thời đại VUCA như hiện nay.